誰もが苦しめられるコンサル的な議事録の作成

筆者が事業会社からITコンサル会社に転職して最初に最も苦労したのが、議事録作成であった。「たかだが紙切れ一枚の作成のために、なんでこんなに時間をかけて、さらに激しく叱責されなきゃいけないんだ」と当時は思っていた。おそらく同じような経験をした人は多いかと思われる。

しかし、今となってはコンサル的な議事録の書き方は社会人で国内・海外問わず仕事をする上で大いに役に立つものであると実感している。事実、今モンゴルでもこの議事録の書き方に則って議事メモを顧客先に提出している。

議事録作成は会社によってトーンが異なる。筆者が在籍していたNTT西とアビームでは、議事録の作成方法が違った。NTT西では法人営業の社内システムで日報・議事録を書く欄があり、「そこに議事録書いておいて」という程度のもので、上司から特に厳密なチェックはなかった。そもそも議事録を書いているのは下請けの業者であり、それをチェックするのみであったため、こちらが書く必要性はなかった。

そんな状態でアビームに転職したものだから、大変苦労した。筆者は転職後、すぐに議事録を書く仕事を任されたものの、「全く話にならない」と赤ペンで紙面が真っ赤になったものであった。「こんなにひどい議事録は見たことがない」といわれる始末であった。

ここまで赤ペンでダメ出しされるのは、小学校から大学までを振り返っても、人生ではじめて。はじめは何度も何度も書き直し（５回目程）をして、やっと「OKか？」という形となった。それを先輩のシニアコンサルタントが補足して、顧客に提出できるものになっていた。

その後、何度も書き直しをさせられた議事録を書き続けるにしたがって、修正箇所は少なくなったものの、自分で突っ込みができるようになったせいで、今度は時間がかなりかかるようになった。議事録だけで、その日がほぼ徹夜になる羽目になったことが何回もあった。

原則、アビームで言われたことは「顧客へのメールは原則として24時間以内に返信すること」であった。議事録も日本語のものであれば、翌日には完成された状態で送るのが原則であった。顧客に対するQCD(品質、コスト、納期)を徹底的に意識させられていたので、議事録の紙切れを顧客に送るだけでも大変な労力を要するのであった。

転職したての頃は「たかだが紙切れの議事録」という意識があったが、それがだいぶ修正されていった。「重要な紙切れ」に変化していった。いまとなっては、「重要な紙切れ」という認識が正しいと思っている。なぜならば、顧客と同意を握った証拠を残し、それを基に次の会議までに「やるべきこと」が決まるからである。

そもそも、議事録にはどのような種類があるか。筆者の経験的には、以下4種類に分けられる。

上記の(1)から(4)で共通することとしては、「顧客とのやり取りで言った・言わないの争いを防ぐための証拠を残す」である。議事録の中には顧客のサインを承認するものもある。私がNTT西にいたときの協力会社がその形を取っていた。かなりアナログで、協力会社から送られた議事録をプリントアウトしてこちらでハンコの捺印をし、さらに顧客の所に持って行って捺印をもらって、それをスキャンして協力会社へ送るというものであった。

アビームで筆者が経験したプロジェクトでは、メールでクライアントに承認をもらっておくという形であった。メールサーバーが破壊されない限りは、この形でも証拠は残り続ける。

コンサル的な議事録は上記の(4)であるが、違いは何かというと